يخصص فى المسجد ملف يشتمل على بيانات جميع العاملين بالمسجد مدون بة الاسم وتاريخ الميلاد ومحل الاقامة والوظيقة وصورة بطاقة الرقم القومى سارية المفعول وأقرب وسيلة للاتصال بةأو رقم التليفون ان وجد واوراق الاجازات والاعتذارات مع تجديد هذة البيانات اول بأول.
ينشأ ملف لحفظ صور القرارات والمنشورات والمكاتبات وجميع ما يوجة الى المسجد من خطابات واشارات وخلافة للرجوع اليها عند الحاجة وكذلك صور التصريحات المتعلقة بخطباء المكافأة وإلقاء الدروس من غير العاملين بة.
دفتر حضوروانصراف العاملين بالمسجد وفقا للنظام المتبع.
دفتراحوال المسجد تقيد بة نوبات العمل واجراءات التسليم والتسلم بالنسبة للعهدة واى احداث تقع بالمسجد وما أتخذ من إجراءات بشأنها.
دفترين لإثبات ملخص واف عن موضوع وعناصر الخطب والدروس كل دفتر على حدةوذلك بصفة منظمة من القائم بها قبل إلقائها وقى التواريخ المحددة لذلك.
وللسادة المفتشين حق التأكد من تواجد هذة الملفات والدفاتر وصحة البيانات بها.